Na-Blogu.pl > Biznes > Zamknięcie miesiąca w firmie – teraz zrobisz to szybko i bez błędów!

Zamknięcie miesiąca w firmie – teraz zrobisz to szybko i bez błędów!

Zamkniecie miesiaca w firmie – teraz zrobisz to szybko i bez bledow!

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone na bieżąco, o czym wie każdy przedsiębiorca. Aby dokonać prawidłowego ustalenia dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej za dany miesiąc, wszystkie zapisy dotyczące tego okresu czasowego muszą być wprowadzone do ksiąg. Następnie księgi muszą zostać zamknięte. Potocznie ten termin określa się jako zamknięcie miesiąca. Jest to oczywiście zadanie, z którym co miesiąc muszą mierzyć się pracownicy działu księgowego.

Problemy z zamknięciem miesiąca

Choć sama procedura jest dość jasno określona, trudności pojawiają się zwykle wtedy, gdy pracuje nad nią kilka osób równocześnie. Zasadniczo im większa firma i szersza działalność, tym większe rozmiary problemów, ale tak naprawdę nawet niewielki podmiot gospodarczy musi liczyć się z tym, że zamknięcie miesiąca może nastręczać różnych trudności. Sprawne zamknięcie miesiąca wymaga odpowiedniego stopnia współpracy i dobrej komunikacji w zespole. Poszczególne czynności zazębiają się, a jedna często wynika z drugiej. Kiedy jedno ogniwo zawiedzie, jakby efektem domina problemy przechodzą na kolejne etapy. Inną kwestią może być również monotonia, która pojawia się u doświadczonych pracowników, którzy wykonują co miesiąc te same zadania.

Zamknięcie miesiąca a standardowe oprogramowanie biurowe

W czasie zamknięcia miesiąca pracownicy zazwyczaj posługują się tylko podstawowym oprogramowaniem biurowym. Ze względu na jego ograniczone funkcje, nie wszystkie niezbędne dane możemy zgromadzić i przetworzyć w wygodny sposób. Trudno na podstawie zwykłych programów biurowych ocenić koszty i czas pracy wykonanej przez konkretnych pracowników. Praktycznie niemożliwa jest także weryfikacja faktycznego wykonania danego zadania, ze względu na to, że do dyspozycji pozostaje tylko deklaracja pracownika, że daną czynność wykonał. Trudne jest także załączanie odpowiednich plików dokumentujących weryfikację poczynionego kroku. Ze względu na brak możliwości stosowania powiązań z wcześniejszymi miesiącami, wiele czynności powtarzanych jest za każdym razem od początku, podczas gdy można byłoby zaoszczędzić czas, w przypadku danych powtarzalnych.

Jak ułatwić sobie zamknięcie miesiąca w firmie?

Aby uniknąć kłopotów związanych z zamknięciem miesiąca w firmie i zdecydowanie usprawnić ten proces, warto zdecydować się na specjalne oprogramowanie, które zautomatyzuje pracę poszczególnych osób. Przykładem jest tu system FlexiClosing. Jego wdrożenie w firmie sprawia, że procedura zamknięcia miesiąca jest kontrolowana i koordynowana na każdym etapie. Aplikacja wyznaczy przede wszystkim dokładny harmonogram z precyzyjnymi opisami poszczególnych zadań. Pozwoli to na wyeliminowanie błędu ludzkiego.

FlexiClosing pozwala też na sprawne zarządzanie procesem, śledzenie statusu zadań i harmonogramu zamknięciem miesiąca. Przez cały czas mamy do dyspozycji statystyki, które możemy dostosowywać do naszych potrzeb na konkretnym etapie. Mamy również bezpośredni wgląd w całą dokumentację, jakiej wymaga procedura.

Dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań IT dla biznesu możemy usprawnić wiele procesów w naszej firmie. Zamknięcie miesiąca stanie się o wiele szybsze, a w oparciu o uzyskane dane, będziemy mogli dokonać optymalizacji działań. Z tego typu rozwiązań korzystają coraz więcej nowoczesnych firm, które chcą sprawnej i efektywnej sprawozdawczości bez błędów.

Inspirowane: flexisolutions.pl – system do sprawozdawczości

Podobne Artykuły

Napisz komentarz

Comment