Od czasu wejścia w życie postanowień RODO coraz częściej słyszy się o zlecaniu firmom outsourcingowym utylizacji dokumentów. Jest to z jednej strony bardzo wygodne rozwiązanie – w końcu nie trzeba radzić sobie samemu z zalegającą na biurkach toną zbędnych papierów, które pewnie i tak wylądowałyby w koszu. Z drugiej – bezpieczny sposób na pozbycie się niepotrzebnej dokumentacji. W końcu profesjonaliści pracujący w tej branży muszą być odpowiednio przeszkoleni, a także muszą przestrzegać określonych norm. Wśród ofert firm niszczących dokumenty często przewija się fraza “mobilne niszczenie dokumentów”, która może odnosić się do dwóch typów działań – czym są te działania i które z nich wybrać?
Mobilne niszczenie w niszczarni firmy outsourcingowej
Usługa tego typu składa się z kilku etapów. Po skontaktowaniu się z firmą niszczącą dokumenty i ustaleniu odpowiedniego terminu, jej przedstawiciele przyjadą do Twojej siedziby odpowiednio dostosowanym pojazdem. Pracownicy odbiorą od Ciebie dokumentację przeznaczoną do zniszczenia i załadują ją do kontenerów. Następnie, zgodnie z obowiązującymi procedurami bezpieczeństwa, kontenery zostaną zamknięte przy użyciu jednorazowych plomb, do których przypisany jest indywidualny numer. Tak przygotowane materiały będą przewiezione do niszczarni. Oczywiście i na tym etapie musi zostać zachowane odpowiednie postępowanie – flota samochodowa firmy outsourcingowej powinna być monitorowana, a personel zapoznany z obowiązującymi normami bezpieczeństwa przechowywania danych. Pod okiem kamer, w niszczarni, nastąpi proces niszczenia dokumentów zgodny z normą DIN 66399 i regulacjami RODO.
Bezpieczeństwo
Należy podkreślić, że na każdym etapie procedury utylizacji możliwa jej weryfikacja przez Ciebie lub Twojego pracownika. Możesz towarzyszyć firmom niszczącym dokumenty nie tylko podczas samego załadunku, ale również podczas samego niszczenia dokumentów. Dodatkowo powinieneś otrzymać pełną dokumentację, na którą składają się: zlecenie zniszczenia dokumentów z deklaracją sposobu wykonania usługi, protokół przekazania materiałów do niszczenia, certyfikat niszczenia stanowiący potwierdzenie zgodności realizacji ze złożonymi deklaracjami oraz płyta CD/DVD z kopią nagrania przebiegu niszczenia. Jak widać, mobilne niszczenie dokumentów w niszczarni firmy outsourcingowej jest procesem skutecznym, efektywnym, a przede wszystkim bezpiecznym.
Mobilne niszczenie w siedzibie klienta
Mobilne niszczenie w siedzibie klienta w rzeczywistości jest bardzo podobne do pierwszego opisanego tu procesu, z tym że sama procedura nie dokonuje się w specjalistycznej niszczarni, ale bezpośrednio na miejscu, przed Twoją siedzibą. Do niszczenia używane jest specjalne urządzenie, dostarczone przez pracowników firmy utylizującej dokumenty. Wystarczy przekazać im dokumentację, a oni zajmą się resztą. Naturalnie również w tym przypadku będziesz mógł uczestniczyć w całym procesie utylizacji.
Co wybrać?
Wybór tak naprawdę należy do Ciebie. Jeśli w Twojej firmie obowiązują takie przepisy wewnętrzne, które wymagają zniszczenia dokumentów zawierających wrażliwe bądź poufne dane na Twoich oczach, śmiało możesz wybrać zarówno pierwszą, jak i drugą opcję. Jeśli jednak zależy Ci na czasie i stuprocentowej dokładności, wypróbuj mobilne niszczenie dokumentów w niszczarni firmy outsourcingowej!
Źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów
