Sposobem na łatwe przechowywanie dokumentów firmowych, przeznaczonych do utylizacji są szafki RODO i pojemniki na odpady papierowe. Mają one specjalną konstrukcję, dzięki której nie zachodzi obawa wykradnięcia danych poufnych, tajnych czy wrażliwych, znajdujących się na nieprawidłowo skopiowanych wydrukach czy też w przestarzałych aktach osobowych, klientów, kontrahentów, partnerów biznesowych lub pracowników, zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie.
Szafki RODO – alternatywa tradycyjnych pojemników na tradycyjnych dokumenty do zniszczenia
Do tej pory wiele przedsiębiorstw nie korzystało z szafek RODO, ponieważ uznawali oni, że tradycyjne pojemniki na dokumenty, wystarczą do przechowywania odpadów papierowych do utylizacji. Rozwiązanie to miało wiele wad, ponieważ niezabezpieczone pojemniki były bardzo łatwe do otwarcia, a ich zawartość mogła stanowić cenny łup dla przestępców korporacyjnych i osób zajmujących się wykradaniem danych osobowych. Od czasu pojawienia się na rynku szafek zgodnych z RODO, można należycie przechowywać i zabezpieczać dokumentację papierową przeznaczoną do utylizacji. To bezpieczny sposób na przygotowanie dokumentów do utylizacji zawierających dane osobowe, a także dane tajne czy poufne, dotyczące konkretnej firmy szafki zgodne z RODO i odpowiednio dobrane pojemniki zgodne z RODO, mogą znajdować się, zarówno na terenie biur, jak i poza nimi nie. Zajmują one zbyt wiele miejsca i wyróżniają się trwałą konstrukcją.
Pojemniki zgodne z RODO – sposób na bezpieczny gromadzenie odpadów papierowych w firmie
Właściciele firm zobowiązani są do posiadania pojemników zgodnych z RODO. Mogą one posłużyć do przechowywania dokumentacji zawierającej dane wrażliwej, tajnej, poufnej, składowane w tych konstrukcjach. Dokumenty przeznaczone do niszczenia, po upływie określonego czasu, mogą być poddane procesowi utylizacji wyspecjalizowanym jednostkom, zajmującym się mobilnym niszczeniem odpadów papierowych w firmie. Nowoczesne pojemniki RODO są funkcjonalne i estetyczne. Mogą one pełnić rolę niewielkiego mebla, przeznaczonego do składowania odpadów papierowych przedsiębiorstwa. Mają one specjalny wlot, uniemożliwiający ponowne wyjęcie dokumentów przez osoby nieupoważnione do tego celu. Zapewnia to bezpieczeństwo ich przechowywania i daje gwarancję zgodności z RODO. Wolnostojące pojemniki zgodne z RODO, przeznaczone do gromadzenia odpadów papierowych w firmie mogą znajdować się w magazynach, archiwach, schowkach, a także innych miejscach ,w których do tej pory składowano przeterminowane dokumenty papierowe firmy ze wskazaniem do ich utylizacji.
Jakie zalety mają szafki RODO?
Przedsiębiorcy, którzy rozważają zakup szafek zgodnych z RODO, powinni mieć świadomość tego, że są to meble wyposażone w drzwiczki z zainstalowanym zamkiem, a także dodatkowym otworem na plombę bezpieczeństwa. Dzięki temu można mieć pewność, że zawartość szafek RODO nie została naruszona na skutek działania osób trzecich. Te wolnostojące meble można szybko przekształcić w konstrukcje mobilne. Wystarczy przytwierdzić do nich kółka. Pozwala to na wygodne transportowanie szafek zgodnych z RODO w dowolnie wybrane miejsce, znajdujące się na terenie danego przedsiębiorstwa. To świetne rozwiązanie, dzięki któremu nie ma potrzeby używania dużej siły fizycznej, w celu przenoszenia szafek zgodnych z RODO do miejsca, w którym następuje odbiór odpadów papierowych przedsiębiorstwa przez wyspecjalizowane jednostki świadczące mobilną utylizację dokumentów firmowych. Nowoczesne szafki RODO bez trudu da się także przesuwać. Można je wkomponować w aranżację przestrzeni biurowej. Są one wykonane w sposób estetyczny. Istnieje możliwość naklejenia na ich zewnętrzną powierzchnię loga firmowego bądź też innego znacznika, identyfikującego przynależność szafki zgodnej z RODO do konkretnego przedsiębiorstwa.
Pojemniki zgodne z RODO i nowoczesne szafki RODO są idealnym miejscem do przechowywania odpadów papierowych w firmie z przeznaczeniem do ich utylizacji. Dzięki tym konstrukcjom, można zabezpieczyć przestarzałą dokumentację firmową przed ryzykiem jej wykradnięcia czy dostanie się w niepowołane ręce.
