Z dniem 1 października 2018 roku wszedł w życie obowiązek składania sprawozdań finansowych jedynie w formie elektronicznej. Wynika z niego, że dokumenty muszą zostać przesłane wyłącznie przez internet oraz zostać podpisane podpisem elektronicznym. Jest to wynik zmian w ustawach, między innymi ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym. Jakich wytycznych musi przestrzegać przedsiębiorstwo? Czy warto zwrócić się z propozycją współpracy do biura księgowego, które zajmuje się pomocą w przygotowywaniu elektronicznych sprawozdań?
Kogo dotyczy obowiązek elektronicznych sprawozdań finansowych?
Obligatoryjne wysyłanie elektronicznych sprawozdań finansowych dotyczy wszystkich tych przedsiębiorstw, które prowadzą księgi rachunkowe, czyli na przykład spółek kapitałowych. Nie wszystkie firmy muszą prowadzić tego rodzaju księgi, ale niektóre firmy zdecydowały się na to dobrowolnie (np. jednoosobowe działalności gospodarcze).
Obowiązujące zasady
Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o rachunkowości każde przedsiębiorstwo, na którym spoczywa obowiązek przesłania elektronicznego sprawozdania finansowego, ma trzy miesiące od daty zakończenia się roku obrotowego na przygotowanie oraz przesłanie gotowego sprawozdania finansowego z działalności firmy. Zazwyczaj rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zatem dla większości firm termin upływa z końcem marca kolejnego roku. Przesłane sprawozdanie musi podlegać sprawdzeniu, na które przewidziano 6 miesięcy. Kiedy sprawozdanie finansowe danej firmy zostanie zatwierdzone, przedsiębiorstwo ma 15 dni kalendarzowych na złożenie go, oraz innych wymaganych dokumentów, w sądzie rejestrowym. Trzeba pamiętać, że wysłanie musi odbywać się przez internet i dotyczy to zarówno sprawozdań bieżących, jak również sprawozdań zaległych.
Podczas składania sprawozdania w formie elektronicznej trzeba pamiętać także o tym, że osoba, która wysyła sprawozdanie w imieniu spółki, w miejscu na imię powinna podać swój numer PESEL ujawniony w KRS. Niestety, obecnie generuje to problemy w przypadku jeśli członkiem zarządu jest cudzoziemiec, który nie posiada tego numeru. Podpis należy wykonać przez profil zaufany, a dokumenty wysyła się za pośrednictwem repozytorium dokumentów, które dostępne jest pod linkiem umieszczonym na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Za brak dotrzymania terminu przesłania sprawozdania finansowego w formie elektronicznej grozi grzywna lub kara pozbawienia wolności.
Biuro księgowe pomocne podczas przygotowywania sprawozdania finansowego
Przedsiębiorstwa, które są zobowiązane do przesłania sprawozdania finansowego w formie elektronicznej mogą skorzystać z pomocy fachowców, którzy pomagają poprawnie przygotowywać sprawozdania finansowe oraz są w stanie nadzorować przesyłanie elektronicznych dokumentów zgodnie z przeznaczeniem. Jeśli dana firma miałaby nie dotrzymać terminu wysłania dokumentów i mieć przez to nałożone kary finansowe, warto zlecić pomoc firmie zewnętrznej, która zna wszystkie aktualne przepisy prawne i jest w stanie dopilnować, żeby sprawozdanie zostało zatwierdzone za pierwszym razem. Jest to duża oszczędność czasu dla firmy, szczególnie że te obowiązki wymagają wiedzy oraz doświadczenia nie tylko w zakresie prawa podatkowego, ale również wszelkich zmian wprowadzonych w ustawach w ostatnim czasie.
Inspirowane: Mddp-outsourcing.pl – firma outsourcingowa Warszawa
