Podczas realizacji projektów firma generuje koszty zarówno powiązane bezpośrednio z ich realizacją, jak i różne koszty pośrednie. Ich wpływ tak na opłacalność poszczególnych projektów, jak i rentowność całej firmy może być znaczący. Odpowiednie rozlokowanie kosztów pozwala na podjęcie działań zapobiegających stratom finansowym oraz jest podstawą do efektywnej realizacji procesów zarządzania finansami w firmie. Kwestią kluczową w zarządzaniu finansami firmy podczas realizacji poszczególnych projektów jest nie tylko prawidłowe nadzorowanie wydatków, ale również prognoza przepływów finansowych. Procesem, który umożliwia uzyskanie dokładniej informacji o rentowności prowadzonej działalności firmy, w rozbiciu na poszczególne projekty przez nią realizowane, jest alokacja kosztów.
Jak przebiega proces alokacji kosztów?
Koszty bezpośrednie związane z realizacją projektów są sumą wynagrodzeń pracowników biorących udział w projekcie, kosztów usług wynajętych podwykonawców oraz wydatków na materiały potrzebnych do realizacji projektu. Proces alokacji polega na dostarczeniu dokumentów potwierdzających wymienione koszty do odpowiedniego działu operacyjnego, gdzie dokonuje się na nim rozbicia kwotowego, po czym dokument ten trafia do działu księgowości. W tradycyjnej księgowości papierowe wersje dokumentów zostawały przepisywane ręcznie, co przy dużej ilości dokumentów wiązało się z ryzykiem popełnienia błędów w dokumentacji. Przekazywanie papierowych wersji dokumentów między poszczególnymi działami, również wydłużało cały proces alokacji. Przetrzymywane przez niektóre działy dokumenty, niealokowane na czas koszty, wszystko to utrudniało analizę zestawień kosztów planowanych i rzeczywistych w poszczególnych okresach rozliczeniowych.
Jak usprawnić alokację kosztów projektowych?
Rozwiązaniem pozwalającym usprawnić proces alokacji kosztów oraz wyeliminować problemy związane z przekazywaniem dokumentacji papierowej jest zastosowanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Digitalizacja dokumentacji papierowej wyeliminuje ryzyko pomyłek podczas przepisywania dokumentów oraz znacząco skróci czas ich wymiany pomiędzy poszczególnymi działami firmy. Korzystając z Elektronicznego Obiegu Dokumentów, zamiast tworzyć kopie dokumentów, istnieją one w formie jednego edytowalnego pliku. Pozwala to nie tylko na zapewnienie zgodność dokumentacji, ale również daje możliwość śledzenia dokonanych na nich zmian – m.in.: określenia kto i kiedy dokonał rozbicia kosztów. Zastosowanie systemu wspierającego zarządzanie umożliwia prowadzenie nadzoru nad stanem finansów w cyklu ciągłym. Dostęp on-line do cyfrowych wersji dokumentów daje możliwość analizy zestawień kosztów, o każdej porze, z dowolnego miejsca, określonym osobom. Systemy Elektronicznego Obiegu Dokumentów są nie tylko świetnym narzędziem do alokacji kosztów projektowych, ale poprawiają funkcjonowanie całej firmy. Dzięki digitalizacji dokumentacji firmy, w łatwy sposób można usprawnić procesy księgowe w firmie oraz bezpiecznie archiwizować dokumenty.
Źródło: MDDP – Outsorcing.pl